Zanim jednak zdecydujemy się na ten krok, powinniśmy wziąć pod uwagę kilka kwestii. O czym zatem warto pamiętać przy zmianie biura rachunkowego?
Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?
Do zmiany biura rachunkowego dochodzi z różnych powodów, ale najczęściej jest to efekt słabych starań ze strony dotychczasowego biura w kwestii minimalizacji kosztów, a także problemy wynikające z odbieraniem czy wprowadzaniem dokumentów, a co za tym idzie nieterminowym rozliczaniem naszej firmy. Bardzo rzadko, choć niestety takie sytuacje też się zdarzają, do rozwiązania współpracy dochodzi na skutek braków w dokumentacji czy złych obliczeń, a także brak dopełnienia niektórych obowiązków przez biuro rachunkowe. Dotyczy to przede wszystkim wysyłania deklaracji podatkowych, pitów, czy sprawozdań finansowych. Konsekwencją takich działań są mandaty skarbowe i kary nakładane przez urzędy. Zmianę biura rachunkowego warto rozważyć również wtedy, gdy naszym zdaniem jesteśmy przez nie niedoinformowani lub też zmuszeni jesteśmy do prowadzenia dodatkowej - równoległej ewidencji w celu kontrolowania prawidłowości rozliczeń. Pamiętajmy, że biuro rachunkowe ma nas odciążyć z rozliczeń, więc w takiej sytuacji z pewnością nie spełnia swojej roli.
Jak zmienić księgowość i o czym warto pamiętać?
Z reguły takiej zmiany biura rachunkowego dokonuje się na przełomie roku w momencie zakończenia okresu rozliczeniowego, choć oczywiście termin ten nie jest koniecznością. Zgodnie z polskim prawem nie ma w tej kwestii żadnych ograniczeń. Pamiętajmy jednak, że przy podpisywaniu umowy prawdopodobnie ustalony został 1 lub 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Możemy jednak wcześniej podpisać umowę z nowym biurem rachunkowym, która będzie obowiązywać w momencie wygaśnięcia współpracy z wcześniejszym biurem.
Podpisanie umowy nieco wcześniej z nowym biurem jest wręcz wymagane, chociażby ze względu na konieczność dokładnego sprawdzenia dokumentacji. Co więcej, proces ten może zająć nawet kilka tygodniu lub miesięcy – w przypadku większych firm. W zadanie to warto zaangażować nowe biuro rachunkowe, które będzie czuwało nad prawidłowym przebiegiem tego procesu. Pamiętajmy jednak przy tym, że za czynność tę trzeba będzie dodatkowo zapłacić.
Nowe biuro rachunkowe Warszawa – jak krok po kroku należy je zmienić?
Oczywiście zamianę biura rachunkowego zaczynamy od podpisania nowej umowy i wypowiedzenia starej. Następnie należy uregulować pozostałe kwestie, takie jak wystawienie odpowiedniego pełnomocnictwa nowemu biuru rachunkowemu, dzięki czemu będzie ono mogło reprezentować naszą firmę. Do tego służy formularz UPL-1.
Po rozwiązaniu umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym, pamiętajmy o odebraniu wszystkich dokumentów. Na koniec pozostaje nam powiadomienie urzędu o zmianie miejsca przechowywania dokumentów księgowych.
Zamiana biura rachunkowego nie jest czynnością szczególnie trudną ani kłopotliwą, warto zatem zdecydować się na ten krok, zwłaszcza jeśli współpraca z obecnym biurem budzi nasze wątpliwości. Biuro rachunkowe Warszawa cieszące się dobrą opinią oraz posiadające w szeroki zakres wsparcia i usług jest Keep Going Group. W ramach współpracy z Keep Going Group oprócz obłsugi księgowej otrzymamy wsparcie z kwestiami takimi jak RODO, marketing, rejestracja spółki, szkolenia dla pracowników itp.
Źródło:
https://keep-going.pl/ksiegowosc/jak-zmienic-biuro-rachunkowe/